Handlowy dokument identyfikacyjny: HDI dla masarni i RHD przy dostawie wędlin do sklepu

Handlowy dokument identyfikacyjny (HDI) jako osobny formularz nie jest dziś obowiązkowy: przepisy, które go wprowadzały, zostały uchylone, co Ministerstwo Rolnictwa potwierdziło w odpowiedzi na interpelację z 15 grudnia 2014 r. Obowiązuje za to artykuł 3 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 931/2011: masarnia, która dostarcza wędliny albo mięso do sklepu czy restauracji, musi przekazać odbiorcy osiem konkretnych informacji o przesyłce. Formę wybiera dostawca, więc faktura albo dokument WZ z kompletem tych danych w pełni zastępuje HDI.

Handlowy dokument identyfikacyjny: dlaczego sklepy nadal go żądają

HDI pojawił się w polskim prawie w 2003 r., razem z rozporządzeniem ministra rolnictwa, które podawało wzór dokumentu dla mięsa i jego przetworów. Później obowiązek wynikał z ustawy z 29 stycznia 2004 r. o wymaganiach weterynaryjnych dla produktów pochodzenia zwierzęcego i z rozporządzenia z 29 czerwca 2004 r. o produktach mięsnych. Oba akty zostały uchylone. W odpowiedzi na interpelację nr 29480 podsekretarz stanu w MRiRW napisał wprost, że obecnie ani przepisy krajowe, ani unijne nie nakładają obowiązku zaopatrywania żywności pochodzenia zwierzęcego w handlowy dokument identyfikacyjny.

Nazwa jednak została. Kierownik sklepu mięsnego mówi „proszę dać HDI”, program magazynowy ma przycisk „drukuj HDI”, a część powiatowych inspektoratów weterynarii wciąż udostępnia wzór takiego dokumentu jako pomoc. To nie jest błąd: HDI to po prostu wygodny, sprawdzony nośnik danych, których wymaga prawo unijne. Problem pojawia się wtedy, gdy masarnia myśli, że wystarczy wypełnić stary formularz, a na fakturze brakuje numeru partii albo daty wysyłki.

Jakie dane musi mieć dokument przy dostawie wędlin do sklepu

Artykuł 3 rozporządzenia 931/2011 wymienia osiem informacji. Muszą być dostępne dla odbiorcy, a na żądanie także dla inspekcji. Rozporządzenie stosuje się od 1 lipca 2012 r. i dotyczy każdego podmiotu, który dostarcza żywność pochodzenia zwierzęcego innemu podmiotowi: producenta, hurtownika i dystrybutora.

Wymagana informacja	Co wpisuje masarnia
Dokładny opis żywności	Nazwa handlowa wyrobu, np. „kiełbasa jałowcowa wędzona, parzona”, a nie samo „wędliny”
Wolumen lub ilość	Masa w kilogramach albo liczba sztuk czy opakowań jednostkowych
Nazwa i adres wysyłającego podmiotu	Dane zakładu, z którego wyjechał towar, najlepiej z weterynaryjnym numerem identyfikacyjnym
Nazwa i adres wysyłającego właściciela, jeśli jest inny	Np. firma, na której zlecenie masarnia produkuje wyrób
Nazwa i adres odbiorcy	Sklep, restauracja, stołówka, do której jedzie przesyłka
Nazwa i adres właściciela odbiorcy, jeśli jest inny	Np. spółka prowadząca sieć, gdy towar jedzie do konkretnego punktu
Oznaczenie serii, partii lub przesyłki	Numer partii z etykiety, zwykle oparty na dacie produkcji
Data wysyłki	Dzień, w którym towar wyjechał z zakładu

Informacje aktualizuje się codziennie i przechowuje co najmniej do czasu, gdy można rozsądnie założyć, że żywność została spożyta. Dla kiełbasy parzonej z terminem trzech tygodni to kilka tygodni, dla szynki dojrzewającej wiele miesięcy. W praktyce bezpieczniej trzymać dokumenty dostaw tak długo jak pozostałą dokumentację podatkową, bo faktura i tak musi zostać.

Czy faktura może zastąpić handlowy dokument identyfikacyjny?

Tak. Rozporządzenie 931/2011 zostawia wybór sposobu przekazania informacji dostawcy, pod warunkiem że odbiorca dostaje je w formie jasnej i jednoznacznej. Faktura, dokument WZ albo specyfikacja dostawy, na której są wszystkie osiem pozycji, spełnia wymóg. Najczęściej brakuje dwóch: numeru partii i daty wysyłki, bo program do faktur ich domyślnie nie drukuje.

Dobrym zwyczajem jest dopisanie w uwagach faktury jednego zdania, np. „Dokument zawiera informacje wymagane art. 3 rozporządzenia (UE) nr 931/2011”. Kierownik sklepu, który prosi o HDI, dostaje wtedy jasną odpowiedź, a kontroler inspekcji widzi, że dostawca wie, co wystawia. Jeśli dostarczasz kilka wyrobów z różnych partii, każdy potrzebuje osobnej pozycji z własnym numerem partii.

HDI w rolniczym handlu detalicznym: dostawy do sklepów i restauracji

Rolnik w RHD sprzedaje przede wszystkim konsumentom i przy takiej sprzedaży żadnego dokumentu identyfikacyjnego nie wystawia: przepisy o śledzeniu dotyczą dostaw między podmiotami, a nie paragonu dla klienta. Sytuacja zmienia się, gdy te same wyroby jadą do sklepu, restauracji albo stołówki. Taki odbiorca jest zakładem handlu detalicznego, więc potrzebuje od Ciebie danych z tabeli wyżej, żeby móc wskazać swojego dostawcę.

Do tego dochodzą limity. W RHD do zakładów handlu detalicznego można dostarczyć rocznie około 1 400 kg produktów mięsnych i 2 300 kg świeżego mięsa wołowego, wieprzowego, baraniego, koziego i końskiego, i to wyłącznie w województwie produkcji oraz w powiatach sąsiednich. Dokumenty dostaw są jedynym dowodem, ile z limitu już wykorzystałeś, więc warto je prowadzić tak, żeby jednym zsumowaniem sprawdzić stan na dany dzień. Pełną listę warunków formy opisuje wpis o wymaganiach rolniczego handlu detalicznego.

Ten limit ma skutek biznesowy, o którym mało kto mówi przed rejestracją. Jeden sklep mięsny, który bierze 30 kg wędlin tygodniowo, wyczerpuje roczny limit RHD w niecałe jedenaście miesięcy. Rolnik, który chce rosnąć, ma dwie drogi: przejść do MOL albo przesunąć sprzedaż na konsumentów, u których limitu nie ma.

HDI w MOL i w zakładzie zatwierdzonym

Mała masarnia w formie działalności marginalnej, lokalnej i ograniczonej dostarcza do innych zakładów do 1,5 tony produktów mięsnych tygodniowo, w obrębie województwa i powiatów sąsiednich. Każda taka dostawa wymaga kompletu informacji z artykułu 3, a zakład odbiorcy musi mieć je w swojej dokumentacji śledzenia. Warunki formy, łącznie z terenem sprzedaży, są na stronie mała masarnia MOL.

Masarnia z zakładem zatwierdzonym wysyła bez limitów, a jej wyroby niosą owalny znak weterynaryjny z numerem zakładu. Znak nie zastępuje informacji o przesyłce: identyfikuje producenta, ale nie mówi, do kogo i kiedy trafiła konkretna partia. Odbiorca, który chce sprawdzić dostawcę przed pierwszym zamówieniem, może zweryfikować numer w wyszukiwarce zakładów po numerze weterynaryjnym.

Kto wystawia handlowy dokument identyfikacyjny?

Informacje przekazuje zawsze podmiot, który wysyła żywność innemu podmiotowi: masarnia do sklepu, hurtownia do restauracji, rolnik w RHD do stołówki. Przy dostawie własnym samochodem dokument wiezie kierowca, przy dostawie kurierem trafia do odbiorcy razem z przesyłką albo mailem, ale zawsze tak, żeby odbiorca miał go przy przyjęciu towaru.

Czy handlowy dokument identyfikacyjny jest potrzebny przy sprzedaży konsumentowi?

Nie. Konsument kupujący wędliny na stoisku, w sklepie firmowym masarni czy przez internet dostaje paragon albo fakturę, a obowiązkowe informacje o wyrobie są na etykiecie. Rozporządzenie 931/2011 dotyczy łańcucha między podmiotami działającymi na rynku spożywczym i kończy się na ostatnim z nich, który sprzedaje klientowi. Przy sprzedaży wysyłkowej obowiązują natomiast zasady informowania kupującego przed zakupem, a nie dokumenty śledzenia.

Sklep na odbiorcę czy klienci na własną ladę

Dokumenty dla sklepu to dopiero początek rozmowy o marży. Sklep bierze wyrób po cenie hurtowej, oczekuje stałych dostaw w ustalone dni i potrafi zrezygnować po sezonie. Coraz więcej odbiorców to małe punkty, np. sklep spożywczy z dostawą na osiedle, które zamawiają niewielkie ilości i często. To dobry kanał dla masarni, ale ten sam kilogram kiełbasy sprzedany konsumentowi zostawia u producenta pełną cenę detaliczną, a w RHD dodatkowo nie zjada limitu.

Dlatego zakłady, które sprzedają z zyskiem, łączą dwa strumienie: kilka stałych sklepów w okolicy i klientów indywidualnych, którzy przyjeżdżają do sklepu firmowego albo zamawiają z odbiorem. Tych drugich trzeba jednak znaleźć. Ludzie wpisują w wyszukiwarkę nazwę wyrobu i miasta, a nie nazwę masarni, której jeszcze nie znają. Profil w katalogu Wedliniarz stoi przy wyrobach, które produkujesz, z formą działalności i numerem weterynaryjnym. Jak wybrać formę pod taką sprzedaż, pokazuje strona o sprzedaży wędlin własnego wyrobu.

Źródła: odpowiedź podsekretarza stanu w MRiRW na interpelację nr 29480 z 15 grudnia 2014 r.; rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 931/2011 z 19 września 2011 r. w sprawie wymogów dotyczących możliwości śledzenia w odniesieniu do żywności pochodzenia zwierzęcego (Dz. Urz. UE L 242 z 20.09.2011); rozporządzenie (WE) nr 178/2002, art. 18; rozporządzenie MRiRW z 21 marca 2016 r. w sprawie MOL (Dz.U. 2016 poz. 451).